English Imagen: Escuela Tecnológica Instituto T&eacutecnico Central. Establecimiento Público de Educación. Colombia

Glosario de Términos

ETITC: Escuela Tecnológica Instituto Técnico Central
PES: Programas de Eduación Superior
IBTI: Instituto de Bachillerato Técnico Industrial

ACADEMUSOFT: Sistema de Información de la ETITC que permite recolectar y procesar información académica de los Programas de Educación Superior y pre-ingeniero.

ACCIDENTE DE TRABAJO: Todo suceso repentino que sobrevenga por causa o con ocasión del trabajo y que produzca en el trabajador una lesión orgánica, perturbación funcional, invalidez o muerte.

ACCIÓN CORRECTIVA: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación no deseable.

ACCIÓN DE MEJORA: Actividad que permite aumentar la eficacia y eficiencia en el cumplimiento de los requisitos del sistema de gestión.

ACCIÓN PREVENTIVA: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable.

ACEPTACIÓN DE OFERTA: Documento que especifica cantidades, elementos y características de los bienes a adquirir.

ACERVO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor sustantivo, histórico o cultural.

ACOMPAÑAMIENTO: Estrategias pedagógicas de crecimiento para el estudiante en cuanto a su proceso y desarrollo humano, y académico.

ACTIVIDAD ADMINISTRATIVA: Conjunto de tareas, operaciones, acciones y trámites regladas por las normas y procedimientos llevadas a cabo por una unidad administrativa (dependencias), que se materializan en tipos documentales y permiten desarrollar las funciones asignadas.

ACTIVO DE INFORMACIÓN: Es todo aquello, que tiene gran importancia para las actividades de la ETITC, y ha sido declarado como un “bien”, por lo tanto, tiene un valor significativo para el desempeño de las actividades de la institución. Un activo de información puede tener las siguientes características, independiente del tipo de activo: El activo de información es reconocido como valioso para la ETITC. No es fácilmente reemplazable sin incurrir en costos, habilidades especiales, tiempo, recursos o combinación de los mismos. Forma parte de la identidad de la Escuela y sin la cual la misma puede estar en algún nivel de riesgo.

ACTO ADMINISTRATIVO: Manifestación de voluntad para producir efectos jurídicos, que para el desarrollo de los procesos de la Institución se tienen en cuenta, la Aceptación de Oferta, el Contrato, y la Resolución.

ACUSE DE RECIBO: Documento que certifica la entrega de un buen enviado por un servicio de correo, que consigna en un formato con los daros del destinatario, para dejar constancia de la entrega, un ser firmado por este, después de la recepción emitido a la unidad de correspondencia.

ADECUACIÓN: Suficiencia de las acciones para cumplir los requisitos.

ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS: Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos.

ADMISIÓN: Proceso mediante el cual la Escuela Tecnológica Instituto Técnico Central selecciona entre los aspirantes inscritos, a quienes cumplen con los requisitos establecidos por la institución.

ADWARE: suelen ser programas shareware que de forma automática nos muestra o nos descarga publicidad a nuestro PC, a veces sólo cuando lo ejecutamos, otras simplemente cuando lo instalamos. Cuando compramos la versión registrada o la licencia, normalmente se eliminan los anuncios. Hay que estar atentos a la hora de instalarlos, pues a veces dan opción para evitar la instalación de publicidad.

AFP: Administradora de Fondos Pensionales.

AJUSTE: Registro contable de las diferencias que resulten en la conciliación bancaria.

ALCANCE DE LA AUDITORÍA: Corresponde a los documentos del sistema de calidad de la Organización que se van a auditar, confrontados con los capítulos correspondientes de la norma.

ALCANCE: Establece dónde inicia, dónde finaliza y dónde aplica el procedimiento en mención.

ALEGATOS DE CONCLUSIÓN : Corresponde a la última oportunidad dentro del proceso para presentar sus argumentos exculpatorios frente a la responsabilidad disciplinaria que se atribuye.

ALMACÉN GENERAL: Es el lugar físico que dispone la entidad para el recibo, registro, almacenamiento y posterior distribución a las dependencias de los bienes de consumo y devolutivos adquiridos y recibidos por la institución.

ALTA DIRECCIÓN: Hace referencia al Rector de la ETITC, encargado de tomar decisiones definitivas con respecto a las violaciones de seguridad identificadas. ANÁLISIS DE RIESGOS: Determinar el Impacto y la Probabilidad del riesgo.

ANÁLISIS TEMÁTICO: Consiste en una determinación del tema o de los temas que componen y cubren el contenido intelectual de una obra, una vez definidas se selecciona el número necesario de encabezamiento de materia de una lista y estandarizada (LEM-Lista de encabezamiento de materias).

ANÓNIMO: Información no calumniosa o injuriosa, que esta soportada con pruebas que se constituyen en causal de iniciación de actuación disciplinaria.

ANTICIPOS: Consiste en anticipar valores a uno o varios meses en un objeto de gasto y vigencia determinado, reduciendo esos mismos valores de uno o varios meses futuros hasta el monto máximo disponible de los meses a reducir.

AÑO FISCAL: Año financiero para el cual se presupuestan los ingresos y gastos brutos.

APLAZAMIENTOS: Consiste en reducir valores de uno o varios meses, a partir del mes actual o subsiguientes y acreditarlos en mes(es) futuro(s) dentro de la misma vigencia. Puede darse hasta por el máximo monto de PAC asignado o disponible en el respectivo mes o meses en los que se aplaza, en un objeto de gasto y vigencia.

APROBAR UN DOCUMENTO: Acción de verificar que los resultados obtenidos al aplicar lo descrito en el documento son apropiados para cumplir los requisitos y la política de calidad de la Institución. Cuando sea aprobado el documento, se entiende que éste puede iniciar su distribución y divulgación.

ARCHIVO CENTRAL (semiactivo, intermedio): Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos por los distintos Archivos de Gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.

ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO: En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, terminaron su vigencia, por lo tanto, su consulta ya no es tan frecuente.

ARCHIVO DE GESTIÓN (administrativo, activo de oficina): Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.

ARCHIVO DE GESTIÓN O DE OFICINA: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.

ARCHIVO ELECTRONICO: Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.

ARCHIVO HISTÓRICO (permanente, inactivo): Aquel al cual se transfiere la documentación del Archivo Central o del Archivo de Gestión que debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia, la cultura y administración de la Memoria Institucional.

ARCHIVO HISTÓRICO O PERMANENTE: Es aquel al que se trasfieren desde el archivo central los documentos del archivo de conservación permanente

ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia También se puede entender como la institución que ésta al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.

ARL: Aseguradora de Riesgos Laborales

ASESORÍA: Servicio de apoyo profesional a través de una acción preventiva y orientativa a personas, grupos e instituciones, que necesitan ayuda para tomar decisiones o resolver conflictos que alteran su ritmo normal de vida. Facilita el logro de objetivos. Psicoterapia: Es un tratamiento que utiliza técnicas, instrumentos, medios y procedimientos psicológicos para tratar e intervenir diversos problemas que afectan a las personas en mayor o menor grado en su desarrollo y vida funcional, mental de forma general o específica y cuyo objetivo es favorecer la resolución de problemas y trastornos que perturban, molestan o alteran de forma individual o grupal a la persona afectada.

ASIGNATURA: Se define como una unidad de aprendizaje que administrativamente compone el Plan de Estudios. Y académicamente, es una parte constitutiva de una materia.

ASPECTO AMBIENTAL: Elemento de las actividades, productos o servicios de una organización que puede interactuar con el medio ambiente. ASPIRANTE: Cualquier persona que se inscribe para cursar los programas que ofrece la institución.

ASUMIR EL RIESGO: Luego de que el riesgo ha sido reducido o transferido puede quedar un riesgo residual que se mantiene, en este caso el líder del proceso simplemente acepta la pérdida residual probable y elabora planes de contingencia para su manejo.

ATENCIÓN PSICOSOCIAL: Proceso de acompañamiento profesional a nivel personal, familiar y comunitario, para restablecer la integridad emocional de las personas y de sus redes sociales.

AUDITADO: Organización, área o sección donde se realiza la auditoria.

AUDITOR DE CALIDAD: Una persona calificada para efectuar Auditorias de Calidad.

AUDITOR LÍDER: Auditor designado para dirigir la auditoría interna.

AUDITORÍA INTERNA DE CALIDAD: Es un examen sistemático e independiente para determinar si las actividades y los resultados relacionados con la calidad cumplen las disposiciones preestablecidas y si estas disposiciones se aplican en forma efectiva y son aptas para alcanzar los objetivos. Las auditorías internas de la calidad se realizan para verificar si las actividades relativas a la calidad y sus resultados cumplen con los requerimientos establecidos y para evaluar la efectividad del Sistema de la Calidad.

AUDITORÍA INTERNA DE CONTROL : La auditoría interna clásica se ha venido ocupando fundamentalmente del sistema de control interno, es decir, del conjunto de medidas, políticas y procedimientos establecidos en las empresas para proteger el activo, minimizar las posibilidades de fraude, incrementar la eficiencia operativa y optimizar la calidad de la información económico-financiera. Se ha centrado en el terreno administrativo, contable y financiero.

AUTOEVALUACION: Proceso participativo, sistémico y permanente adoptado en la comunidad académica.

AUTORIDAD AMBIENTAL: Aquellas instituidas mediante la Ley 99 de 1993 que conforman el Sistema Nacional Ambiental SINA, encabezadas por el Ministerio de Ambiente Vivienda y Desarrollo Territorial MAVDT a nivel nacional, las Corporaciones Autónomas Regionales CAR a nivel departamental y regional y las Autoridades Ambientales del distrito y los municipios con más de un millón de habitantes; encargadas de la administración de los recursos naturales.

BACKUP: Respaldo de la información de vital importancia para la ETITC parcial o total en un medio externo diferente al que lo contiene.

BAJAS DE ACTIVOS FIJOS INSERVIBLES: Es el retiro definitivo de bienes que por su desgaste, desuso, rotura u obsolescencia física no son útiles para la entidad.

BAJAS DE ACTIVOS FIJOS SERVIBLES: Es la salida definitiva de aquellos bienes que se encuentran en buenas condiciones, pero que la entidad no los requiere para el normal desarrollo de sus actividades.

BANCO: Entidad Financiera autorizada para el recaudo y dispersión de fondos de la institución.

BOLETÍN DE INGRESOS: documento contable donde se reflejan los diferentes pagos hechos por los usuarios y entes externos.

C.D.U: Código Disciplinario Único.

CALENDARIO DE TRANFERENCIAS: Programación que elabora el Archivo Central, para que las dependencias tengan claro las fechas en que se deben entregar los archivos de gestión.

CALIFICACIÓN DEL RIESGO: Se logra a través de la estimación de la probabilidad de su ocurrencia y el impacto que puede causar la materialización del riesgo. La primera representa el número de veces que el riesgo se ha presentado en un determinado tiempo o puede presentarse y la segunda se refiere a la magnitud de sus efectos.

CAPACITACIÓN: Es el conjunto de procesos organizados, relativos tanto a la educación no formal como a la informal, de acuerdo con lo establecido por la Ley General de Educación, dirigidos a prolongar y a complementar la educación inicial mediante la generación de conocimientos, el desarrollo de habilidades y el cambio de actitudes, con el fin de incrementar la capacidad individual y colectiva para contribuir al cumplimiento de la misión institucional, a la mejor prestación de servicios y al eficaz desempeño del cargo (Decreto 1567 de 1998- Art.4).

CARPETA: Cubierta con la que se resguardan los documentos para su conservación.

CARRERA: Son las Unidades Académicas responsables del desarrollo de un Programa Académico de pregrado conducente a un título universitario en una profesión o en una disciplina. CASO: registro del incidente o petición en la mesa de ayuda.

CATALOGACIÓN: Es el proceso mediante el cual se realiza la catalogación descriptiva, de forma electrónica en el sistema especializado para bibliotecas (KOHA), registrando la identificación y descripción de una obra.

CAUSA: Medios, circunstancias, situaciones o agentes generadores del riesgo.

CCSF: Caja Colombiana de Subsidio Familiar.

CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL - CDP: Es el documento mediante el cual se garantiza el principio de legalidad, es decir, la existencia del rubro y la apropiación presupuestal suficiente para atender un gasto determinado.

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina (Archivo de Gestión) y su conservación temporal (Archivo Central), hasta su eliminación o integración a un archivo permanente (Archivo Histórico).

CICLO: Unidad o etapa de una secuencia, con características propias e independiente pero articuladas estructuralmente al todo.

CIRCULAR: Comunicación escrita de interés común con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo específico de personas.

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: Labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo a la estructura orgánico – funcional de la entidad.

CLASIFICACIÓN: Actividad mediante la cual se distribuye y clasifica los libros, trabajos de grado revistas CD-ROM y material audiovisual, entre otros, en grupos comunes de una misma materia o de una determinada.

CLAVE DE AUTOR: Número o marca de número combinado con los signos alfanuméricos que identifica generalmente el apellido del autor o la serie del libro, junto al nombre del título que forma parte de la clave de autor. 62.004 / J24d.

CLIENTE DE LA AUDITORÍA: Persona u organización que solicita la auditoria.

CNSC: Comisión Nacional del Servicio Civil.

CÓDIGO: Es la numeración que identifica series y subseries documentales.

COMERCIALIZACIÓN DE LOS BIENES: Es la operación mercantil, consistente en la transferencia del dominio de un activo fijo servible o inservible a cambio de un valor representado en dinero.

COMITÉ CURRICULAR: Es un órgano colegiado de asesoría y consulta del decano en asuntos relacionados con la planeación, desarrollo, revisión, evaluación y actualización del currículo y de los servicios ofrecidos por el programa.

COMITÉ DE ARCHIVO: Grupo asesor de la alta Dirección, responsable de cumplir y hacer cumplir las políticas archivísticas, definir los programas de gestión de documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

COMPETENCIA: Conjunto de conocimientos, habilidades, actitudes, valores, que faculta a las personas para desempeñarse apropiadamente frente a la vida y el trabajo. Es saber hacer en contextos profesionales y disciplinares, independiente de dónde y cuándo se hayan adquirido esas capacidades. Una competencia puede definirse como una actividad con cierta complejidad, que el estudiante podrá realizar gracias al manejo de varios instrumentos o capacidades.

COMPROBANTE DE EGRESO: Documento soporte para poder descargar del kárdex los elementos que se entregan a los funcionarios de la Escuela.

COMPROBANTE DE INGRESO: Documento soporte para poder ingresar los elementos que llegan a la Escuela.

COMUNICACIÓN OFICIAL: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad independientemente del medio utilizado.

CONCILIACIÓN BANCARIA: Comparación entre los datos informados por una entidad financiera sobre los movimientos de una cuenta corriente o de ahorros con la información contable correspondiente a la contabilidad del ente público, con explicación de sus diferencias, si las hubiere.

CONCLUSIONES DE LA AUDITORÍA: Resultado de una auditoria, que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoria y todos los hallazgos de la auditoria CONFORMIDAD: Cumplimiento de un requisito.

CONSECUENCIA: Efectos generados por la ocurrencia de un riesgo que afecta los objetivos o un proceso de la institución. Pueden ser entre otros, una pérdida, un daño, un perjuicio, un detrimento.

CONSEJO ACADÉMICO: Es una instancia de la Escuela desde donde se fijan las normas que regulan las actividades académicas institucionales, es decir, aprueban modifican los reglamentos académicos, los planes curriculares de los programas, normas que regulan el perfeccionamiento de procesos de académicos y docentes, y proponen la creación o supresión de nuevos programas.

CONSEJO DE FACULTAD: Es el organismo asesor del decano en su facultad y se constituye como un órgano permanente, con capacidad decisoria, que aborda los temas relacionados con el desarrollo funcional de la facultad, especialmente, en lo concerniente a lo académico.

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS : Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo

CONSERVACIÓN DE REGISTROS: Conjunto de medidas adoptadas para garantizar la identificación, almacenamiento, protección, recuperación y disposición final de los registros.

CONSERVACIÓN TOTAL : Se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia. Asimismo, son Patrimonio documental de la sociedad que los produce, utiliza y conserva para la investigación, la ciencia y la cultura.

CONSULTA DE DOCUMENTOS: Derecho que tienen los usuarios internos o externos a utilizar la información que administra Archivo y Correspondencia de la ETITC, de acuerdo con los reglamentos establecidos y en los términos consagrados por la Ley.

CONTINGENCIA: Son las actividades que se llevan a cabo para mitigar las fallas en el sistema o insuficiencia en el recurso humano.

CONTRATO: Convenio o acuerdo mutuo de consentimiento concorde y recíproco que tienen como consecuencia la creación de un vínculo obligatorio con fuerza de ley entre las partes contratantes.

CONTROL AUTOMÁTICO: Cuando se utilizan herramientas tecnológicas como sistemas de información o software, diseñados para prevenir, detectar o corregir errores o deficiencias, sin que tenga que intervenir una persona en el proceso.

CONTROL CORRECTIVO: Aquellos que permiten, después de ser detectado el evento no deseado, el restablecimiento de la actividad.

CONTROL INTERNO: El Control Interno se define como el conjunto de principios, fundamentos. reglas, acciones, mecanismos, instrumentos y procedimientos que ordenados, relacionados entre sí y unidos a las personas que conforman una organización pública, se constituye en un medio para lograr el cumplimiento de su función administrativa, sus objetivos y la finalidad que persigue, generándole capacidad de respuesta ante los diferentes públicos o grupos de interés que debe atender.

CONTROL MANUAL: Políticas de operación aplicables, autorizaciones a través de firmas o confirmaciones vía correo electrónico, archivos físicos, consecutivos, listas de chequeos, controles de seguridad con personal especializado entre otros.

CONTROL OPERACIONAL: Practicas, actividades o procedimientos que aseguran mantener un nivel permitido, la disminución o que se eviten los impactos ambientales ocasionados por los aspectos ambientales.

CONTROL PREVENTIVO: Se orientan a eliminar las causas del riesgo, para prevenir sus ocurrencia o materialización.

CONTROL: Es toda acción que tiende a minimizar los riesgos, significa analizar el desempeño de las operaciones, evidenciando posibles desviaciones frente al resultado esperado para la adopción de medidas preventivas. Los controles proporcionan un modelo operacional de seguridad razonable en el logro de los objetivos.

CONTROL: Mecanismo para garantizar la disponibilidad de los documentos vigentes que conforman el sistema de calidad.

CONVENIENCIA: Grado de alineación o coherencia del objeto de revisión con las metas y políticas organizacionales.

COPIA AUTENTICADA: Es la reproducción de un documento, refrendada por el funcionario competente para revestirlo de ciertas formas según lo establecido por la ley y que le confieren la fuerza jurídica del original.

COPIA DE SEGURIDAD: También conocida como "copia de respaldo". En tecnologías de la información es una copia de los datos originales, que se realiza con el fin de disponer de un medio para recuperarlos en caso de su pérdida.

COPIA: Reproducción puntual de otro documento.

CORRECCIÓN: Acción tomada para eliminar una no conformidad.

CORREO ELECTRÓNICO : Servicio de red que permite a los usuarios recibir mensajes mediante el sistema de comunicación electrónica.

CORRESPONDENCIA: Conjunto de documentos que ingresan o salen del Instituto Técnico Central.

CORRUPCIÓN: Uso del poder para desviar la gestión de lo público hacia el beneficio privado.

CRITERIO DE EVALUACIÓN: Estrategia académica que permite verificar y evidenciar lo concerniente a la revisión y valoración de los logros.

CRITERIOS DE AUDITORÌA: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos. Se utilizan como una referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditoría.

CRONOGRAMA ACADÉMICO: Es un documento en el cual se especifica la programación del tiempo que se requiere para realizar las actividades de trabajo académico con estudiantes, las actividades de desarrollo institucional, las vacaciones de directivos docentes y el receso estudiantil, determinando las fechas precisas de iniciación y finalización de cada periodo lectivo (semestral para Programas de Educación Superior y trimestral para Programas de Especializaciones).

CUENTAS POR PAGAR - CXP: Representan las obligaciones a cargo del ente económico originadas en la adquisición de bienes o servicios recibidos.

CUMPLIMIENTO: Condición de aprobación o desaprobación por medio de valoraciones cualitativas y cuantitativas a partir de parámetros establecidos y que son condiciones dadas en un requisito legal.

CUPO PAC: Valor mensual y anual del PAC asignado a la ETITC.

CURRÍCULO: Son los principios antropológicos, axiológicos, formativos, científicos, epistemológicos, metodológicos, sociológicos, psicopedagógicos, didácticos, administrativos y evaluativos que inspiran los propósitos y procesos de formación integral de los educandos en el proyecto educativo institucional que responde a las necesidades de la comunidad y del entorno tanto nacional como internacional.

CURSOS DE IDIOMAS EN EL EXTERIOR: Corresponden a la posibilidad de que los estudiantes, docentes y administrativos, vinculados a la Institución, puedan tomar cursos en una segunda lengua en el exterior. Su duración será el equivalente a la duración del curso que se autorice tomar.

CURSOS O ACTIVIDADES ACADÉMICAS CORTAS: Corresponden a viajes nacionales o internacionales dirigidos a estudiantes y docentes, para que participen en cursos, talleres seminarios, congresos, foros internacionales o actividades académicas, cuya duración no sea mayor a un mes.

CUSTODIA DE DOCUMENTOS: Responsabilidad jurídica que implica por parte de la institución archivística la adecuada conservación y administración de los fondos, cualquiera que sea la titularidad de los mismos.

CUSTODIO DE LA INFORMACIÓN: Este rol fue definido para todos los líderes de áreas de la ETITC.

DAFP: Departamento Administrativo de la Función Pública.

DCV: Deposito Central de Valores.

DEFINICIÓN DE TÉRMINOS BANCO: Entidad Financiera autorizada para el recaudo y dispersión de fondos de la institución.

TES: Título de Tesorería.

DENUNCIA : Escrito remitido al Rector, como representante legal, manifestando con evidencias, la ocurrencia de un hecho contrario a la norma.

DEPARTAMENTO ACADÉMICO: Es un grupo de educadores que se conforma para reflexionar en torno a un área del saber.

DEPURACIÓN: Operación por la cual se separan los documentos que tienen valor permanente de los que no la tienen.

DESASTRE NATURAL: Hace referencia a las enormes pérdidas materiales y vidas humanas ocasionadas por eventos o fenómenos naturales como los terremotos, inundaciones, tsunamis, deslizamientos de tierra, deforestación, contaminación ambiental y otros. Desastre ocasionado por el hombre: Es toda acción, consciente o inconsciente, llevada a cabo por el hombre, que pone en riesgo la continuidad de las operaciones de un negocio o servicio determinado. Ejemplo, ataque hacking, conato de incendio, entre otros.

DESEMPEÑO AMBIENTAL: Resultados medibles de la gestión que hace una entidad de sus aspectos ambientales.

DESTRUCCIÓN : Se entiende por destrucción la extinción total del bien.

DIAGNÓSTICO: etapa en el ciclo de vida de incidentes y problemas. El propósito es identificar una alternativa (solución temporal) para un incidente o la causa- raíz de un problema. (ITIL V3).

DIFUSIÓN: Utilización de cualquier medio de comunicación para hacer conocer la información de los procesos documentados.

DIGITALIZACIÓN: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casettes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador.

DIRECCIÓN DEL TESORO NACIONAL (D.T.N): Organo ejecutor del presupuesto nacional.

DIRECTORIO ACTIVO: Es un servicio incluido en los sistemas operativos para servidores, el cual permite administrar, de manera centralizada, los usuarios autenticados en el servicio, brindando con esto, mayor seguridad a la red institucional o privada.

DISEÑO CURRICULAR: Conjunto de acciones que sustentadas en un marco teórico y filosófico previamente definido, conducen a la formulación de objetivos de formación, a la selección y organización de contenidos necesarios para la formación de un profesional con características determinadas. Se refiere de manera explícita a la selección, disposición y organización de las partes que componen el plan de formación en una disciplina o en una profesión.

DISPERSAR EL RIESGO: Se logra mediante la distribución o localización del riesgo en diversos lugares. Es así como, por ejemplo, la información de gran importancia se puede duplicar y almacenar en un lugar distante y de ubicación segura, en vez de dejarla concentrada en un solo lugar.

DISPOSICIÓN FINAL: Manejo que se le debe dar a un documento una vez alcanza su periodo útil para la institución.

DISTRIBUCIÓN: Corresponde a la acción de entregar a las diferentes dependencias, los documentos recibidos y procesados.

DISTRIBUIR: Hacer entrega física de un documento aprobado o facilitar el acceso a éste para que sea utilizado por el personal involucrado en la actividad para el cumplimiento de los objetivos institucionales y para que permita asegurarse de la eficaz planeación, operación y control de los procesos.

DIVULGACIÓN: Dar a conocer el contenido de un documento para que sea cumplido por el personal de la institución involucrado en la actividad descrita.

DNP (Departamento Nacional de Planeación): Es la entidad eminentemente técnica que impulsa la implantación de una visión estratégica del país en los campos social, económico y ambiental, a través del diseño, laorientación y evaluación de las políticas públicas colombianas, el manejo y asignación de la inversión pública y la concreción de las mismas en planes, programas y proyectos del Gobierno. (tomado de https://www.dnp.gov.co/DNP/Paginas/acerca-de-la-entidad.aspx)

DOCENCIA: Se concibe como el proceso académico de interacción que acontece de manera especial entre profesores y estudiantes, alrededor de planteamiento de problemas y de interrogantes concretos, intencionalmente distribuidos en una malla curricular.

DOCUMENTO CONTROLADO: Involucra los documentos de los procesos cuya distribución es restringida o controlada, los cuales deben ser actualizados permanentemente.

DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal, o valor científico, económico, histórico o cultural, y debe ser objeto de conservación.

DOCUMENTO DE ORIGEN EXTERNO: Todos aquellos documentos suministrados por entes reguladores o de control, por el cliente, los proveedores y otros; tales como: diseños, especificaciones, manuales de productos o servicios, certificaciones de productos, fichas técnicas, leyes, normas, decretos, reglamentos, resoluciones, planes de manejo ambiental, contratos, garantías, etc.

DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO: Registro de la información generada, recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.

DOCUMENTO NO CONTROLADO: Son los documentos que se entregan solamente para consulta o que están en fase de elaboración y revisión para aprobación antes de su emisión, incluyen la entrega de copias físicas de documentos en donde no se requiere controlar su disponibilidad en los puestos de uso.

DOCUMENTO OBSOLETO: Documento cuya vigencia ha caducado.

DOCUMENTO ORIGINAL: Aquel que presenta la evidencia de la aprobación de su contenido (firmas) y sirve para tomar las copias para la distribución al proceso (es el documento controlado).

DOCUMENTO ORIGINAL: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

DOCUMENTO PÚBLICO: Es el producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención.

DOCUMENTO: Información y su medio de soporte.

DOCUMENTOS DE ORIGEN INTERNO: Todos aquellos documentos generados por la Escuela Tecnológica Instituto Técnico Central tales como: propuestas, planes de calidad, instructivos, formatos, diagramas, procedimientos, manuales, tablas, compendios, etc.

DOCUMENTOS SOPORTES: Son todos documentos comerciales y formatos que se han establecido para el trámite del pago, de las cuentas por pagar contraídas por prestación de servicios o suministro de bienes.

DOTACIÓN: Conjunto de bienes asignados por la Escuela Tecnológica Instituto Técnico Central, para el desarrollo de las actividades laborales, en correspondencia con el cumplimiento de la Ley.

DTN: Dirección del Tesoro Nacional, Órgano Ejecutor del Presupuesto Nacional.

EDUCACIÓN FORMAL: Se entiende por educación formal aquella que se imparte en establecimientos educativos aprobados, en una secuencia regular de ciclos lectivos, con suje4ción a pautas curriculares progresivas, y conducente a grados y títulos. (Ley 115 de 1994 – Decreto Ley 1567 de 1998 Ar.4 – Decreto 1227 de 2005 Art. 73).

EDUCACIÓN INFORMAL: La educación informal es todo conocimiento libre y espontáneamente adquirido, proveniente de personas, entidades, medios masivos de comunicación, medios impresos, tradiciones, costumbres, comportamientos sociales y otros no estructurados ( ley 115 /1994).

EDUCACIÓN NO FORMAL (Educación para el trabajo y Desarrollo Humano). La Educación No Formal, hoy denominada Educación para el trabajo y el Desarrollo Humano (según la ley 1064 de 2006), comprende la formación permanente, personal, social y cultural, que se fundamenta en una concepción integral de la persona, que una institución organiza en un proyecto educativo institucional, y que estructura en currículos flexibles sin sujeción al sistema de niveles y grados propios de la educación formal. (Ley 115 de 1994 -Decreto 2888/2007).

EDUCACIÓN: La educación es una práctica mediante la cual cada sociedad asimila a sus nuevos miembros según sus propios valores, pautas de conducta, ideologías, tradiciones, prácticas y saberes. La educación también rescata en los sujetos su capacidad creativa e innovadora, los humaniza y los potencia como personas. Se refiere al proceso social e intersubjetivo mediante el cual cada sociedad asimila a sus nuevos miembros según sus propias reglas, valores, pautas, ideologías, tradiciones, prácticas, proyectos y saberes compartidos por la mayoría de la sociedad. Hoy día educarse no es adaptarse a la sociedad. Modernamente se comprende la educación como que no sólo socializa a los individuos, sino que también rescata en ellos lo más valioso, sus aptitudes creativas e innovadoras, los humaniza y potencia como personas. La educación es una práctica social y en sentido amplio, es el proceso por el cual la sociedad facilita, de una manera intencional o implícita el crecimiento cultural de sus miembros.

EFECTIVIDAD: Medida del impacto de la gestión, indican el cumplimiento del propósito del sistema y del Plan Estratégico, es decir, para qué se lleva a cabo la transformación.

EFICIENCIA: Relación entre el resultado alcanzado y el recurso utilizado.

EGRESO: Salida de los elementos a las diferentes dependencias de la Escuela.

ELIMINACIÓN (Archivo): Es la destrucción de los documentos que han perdido sus valores primarios (administrativo, jurídico, legal, fiscal, contable) o sus valores secundarios (histórico que carezcan de relevancia para la ciencia y la tecnología).

ELIMINACIÓN (SIG): Retiro de un documento del sistema de gestión de calidad de circulación ya sea porque el proceso cambió radicalmente y obligó a que se elaborara un nuevo documento, o porque el proceso dejó de ejecutarse o se fusionó con otro proceso o sistema de gestión.

EPS: Entidad Promotora de Salud.

EQUIPO AUDITOR: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría.

ESPECIFICACIÓN: Documento que establece requisitos.

ESTANCIAS LARGAS: Corresponden a viajes que hacen los docentes al exterior para realizar un proceso académico de actualización. Una vez verificado el alcance y pertinencia del curso, se aprobará de acuerdo a los compromisos institucionales exigidos. La duración de este tipo de estancia larga será por el tiempo de la especialización, maestría o doctorado, y podrá prorrogarse si las partes lo convienen.

ESTUDIOS PREVIOS: Formato establecido por la institución a través del cual se presentan las necesidades de personal para ser vinculado en la modalidad de prestación ser servicios.

EVALUACIÓN DEL RIESGO: Permite comparar los resultados de su calificación, con los criterios definidos para establecer el grado de exposición de la Institución al riesgo; de esta manera es posible distinguir entre los diferentes riesgos y fijar las prioridades de las acciones requeridas para su tratamiento.

EVALUACIÓN Y DEMO: Casi igual que el Shareware, pero en la mayoría de los casos el periodo de prueba y las funcionalidades, suelen ser más limitadas.

EVALUACIÓN: Son estrategias académicas que determinan el alcance de los logros, y dificultades y acciones de mejora del educando; éstas buscan identificar el avance del estudiante en su desempeño escolar.

EVENTO: cambio de estado significativo en un elemento de configuración (CI) o un servicio de TI (ITIL v3).

EVIDENCIA DE LA AUDITORÍA: Registro, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría.

EVITAR EL RIESGO: Es siempre la primera alternativa a considerar. Se logra cuando al interior de los procesos se genera cambios sustanciales por mejoramiento, rediseño o eliminación, resultado de unos adecuados controles y acciones emprendidas.

EXPEDIENTE: Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una unidad archivística. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto.

EXTENSIVAS O ORDEN DE PAGO NO PRESUPUESTAL DE DEDUCCIONES: Son los traspasos a pagaduría.

EXTRACTO BANCARIO: Relación emitida por la entidad financiera a la entidad para que comparen los saldos de las cuentas bancarias con los saldos de los libros de bancos de la entidad.

FACTORES DE RIESGO : Manifestaciones o características medibles u observables de un proceso que indican la presencia de Riesgo o tienden a aumentar la exposición, pueden ser internos o externos a la institución.

FACULTADES: Son las Unidades Académicas responsables del desarrollo de un Programa Académico de pregrado, conducente a un título en una profesión o en una disciplina.

FALLO: Es la decisión motivada asumida por el operador disciplinario mediante la cual se absuelve o sanciona un servidor público de la Escuela Tecnológica Instituto Técnico Central.

FECHAS EXTREMAS: Fechas que indican los momentos de inicio y de conclusión de un expediente, independientemente de las fechas de los documentos aportados como antecedente o prueba. Fecha más antigua y más reciente de un conjunto de documentos.

FOLIO VUELTO: Segunda cara de un folio y a la cual no se le escribe numeración.

FOLIO: Unidad minina de un documento.

FONDO: Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservación de la Entidad.

FONDOS ACUMULADOS: Documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida institucional sin ningún criterio archivístico de organización.

FONDOS ACUMULADOS : Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de organización archivística.

FORMACIÓN INTEGRAL: Se entiende por Formación Integral una modalidad de educación que procura el desarrollo armónico de todas las dimensiones del individuo. El ideal es formar en todas las dimensiones al estudiante, como profesional, como ciudadano, como persona, tanto intelectual como afectiva y moralmente, por tanto, como sujeto de conocimiento, de acción, de pasiones, lúdico, estético y moral.

FORMACIÓN: Es el eje y principio fundador de la pedagogía; se refiere al proceso de humanización que va caracterizando el desarrollo individual en el aquí y ahora, según las particulares posibilidades de cada sujeto. La formación es la misión de la educación y de la enseñanza, al facilitar la realización personal, cualificando lo que cada uno tiene de humano y personal, potenciarlo como ser racional, autónomo y solidario. En un sentido amplio es el proceso por el que se adquiere cultura, el modo específicamente humano de dar forma a las disposiciones y capacidades naturales.

FORMATO DE MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS Y VALORACIÓN DE IMPACTOS AMBIENTALES: Herramienta que permite identificar los elementos de una actividad y producto (bien y/o servicio) que realiza la entidad en diferentes escenarios, relacionadas a la interacción con el ambiente, permitiendo valorar el daño que potencialmente se deriva de dicha actividad o producto y la identificación apropiada del control operacional.

FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL (FUID): Forma utilizada para diligenciar transferencias primarias (remisiones documentales de Archivos de Gestión al Central), transferencias secundarias (del Central al Histórico), valoración de Fondos Acumulados, fusión y supresión de entidades y/o dependencias para la entrega de inventarios documentales.

FORMATO: Documento empleado para el registro de información necesaria en un proceso o actividad específica, convirtiéndose así en un registro.

FORMULARIO DE INSCRIPCIÒN: Formato que contiene información y datos generales del aspirante.

FREEWARE: Son Programas gratuitos, sin límites ni en el tiempo ni en la funcionalidad del programa.

FUENTES DE INFORMACIÓN: Lugar de consulta oficial y confiable establecido para determinar los requisitos legales que aplican a la Escuela Tecnológica Instituto Técnico Central.

FUNCIÓN ARCHIVISTICA: Conjunto de actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.

GESTIÓN CURRICULAR: La gestión curricular se define como la capacidad de organizar y poner en marcha el proyecto pedagógico de la institución a partir de la definición de qué se debe enseñar y qué deben aprender los estudiantes. Está orientada hacia la formación de los estudiantes por medio de las interpretaciones del PEI en el aula y busca un mejoramiento permanente de la enseñanza y el aprendizaje en la institución. Esto exige un trabajo en equipo organizado por la institución y unos acuerdos mínimos establecidos basados en el PEI sobre aspectos críticos de la enseñanza y el aprendizaje: la evaluación, la articulación de niveles, áreas y grados, la jerarquización de contenidos, el uso de textos, la elaboración y utilización de material didáctico y de apoyo la formación permanente de docentes. Además de la atención a estudiantes con necesidades pedagógicas particulares. Se concibe como gestión curricular el diseño, ejecución, control y evaluación de las actividades necesarias y suficientes para el cumplimiento de los objetivos de formación en cada plan curricular.

GESTIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

GNOSOFT: Sistema de Información de la ETITC que permite recolectar y procesar información académica de Bachillerato.

GRUPLAC: Es una herramienta informática que actualiza el sistema de bodega de datos (data warehouse) de Colciencias. Es un servicio permanente de hoja de vida en el cual los grupos de investigación actualizan las informaciones para los usos del SNCyT.

HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría, recopilada frente a los criterios de la auditoría.

HERRAMIENTA DE BACKUP: Es un programa o software que se utiliza para garantizar la actividad de copia de respaldo de la información de manera automática. Permite definir una serie de parámetros para automatizar la actividad, en un periodo definido por el administrador.

HERRAMIENTA STORM USER: Aplicativo empleado por la Secretaría Distrital de Ambiente para la supervisión, control y reporte estructurado de la información, mediante el diseño y posterior diligenciamiento de formularios por parte de las entidades.

IDENTIDAD CORPORATIVA: La identidad corporativa o identidad visual corporativa es la manifestación física de la marca. Se hace referencia a los aspectos visuales de la identidad de una organización. En general incluye un logotipo y elementos de soporte.

IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS LEGALES: Identificar y tener acceso a los entes emisores de normatividad (Congreso de la República, Ministerios, Corporaciones Autónomas Regionales, entre otras entidades que legislen requisitos de clientes, partes interesadas y los propios de la Entidad) y a los requisitos legales Ambientales aplicables a la ETITC y otros que ésta suscriba, para incluirse en las respectivas matrices de chequeo, para su respectiva actualización y evaluación de cumplimiento.

IDENTIFICACIÓN DE RIESGO: Establecer la estructura del riesgo; fuentes o factores, internos o externos, generadores de riesgos; puede hacerse a cualquier nivel: institución total, por áreas, por procesos, incluso, bajo el viejo paradigma, por funciones; desde el nivel estratégico hasta el operativo.

IMPACTO : Consecuencias que puede ocasionar a la institución la materialización del riesgo.

IMPACTO AMBIENTAL: Cualquier cambio en el medio ambiente, ya sea adverso o beneficioso, como resultado total o parcial de los aspectos ambientales de una organización.

IMPORTANCIA DEL IMPACTO AMBIENTAL: Interpretación cuantitativa de variables con escalas de valor fijas, que permiten identificar los atributos mismos del impacto ambiental así como el cumplimiento normativo en relación con este y/o el aspecto ambiental. Permitiendo clasificar el impacto ambiental en un rango de importancia alto, moderado o bajo.

INCIDENTE: interrupción no planificada de un servicio de TI o reducción en la calidad de un servicio de TI (ITIL v3).

INDAGACIÓN PRELIMINAR: Verificar la ocurrencia de la conducta, determinar si es constitutiva de falta disciplinaria o si se ha actuado al amparo de una causal de exclusión de la responsabilidad e identificar o individualizar a su autor.

INDICADOR ESTRATÉGICO: Parámetro cuantitativo para medir el grado de cumplimiento de los objetivos estratégicos.

INDICADOR: Es un instrumento de medición que permite comparar una situación esperada con un parámetro de referencia y sirve para la toma de decisiones. Además, el Indicador busca determinar de manera numérica o conceptual qué tanto se ha cumplido la meta.

INFORMACIÓN PRIVADA: Es aquella información que contiene datos de naturaleza íntima, reservados, públicos y cuyo conocimiento o divulgación interesa a su titular y/o a la entidad propietaria de la misma.

INFORMACIÓN SEMIPRIVADA: Es aquella información que no contiene datos de naturaleza íntima, reservados, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas en la sociedad.

INFORMACIÓN: Datos dotados de significado y propósito para la ETITC.

INFORMES DE AUTOEVALUACIÓN: El informe de autoevaluación contiene el resultado del juicio de calidad construido y del programa respecto al servicio que ofrecen, tomando como base los lineamientos señalados por el CNA para tal fin. Este informe debe tener un cuerpo central y estar acompañado de todos los anexos necesarios para efecto de la verificación de la información contenida en el informe y que soporta los juicios de calidad del programa, así como la metodología y los criterios utilizados en la construcción de los juicios.

INGRESO (De recursos financieros): Entrada efectiva de fondos.

INGRESO (De bienes): Recepción de todos los elementos a la institución que proviene de los diferentes proveedores.

INSTRUCTIVO: Permite darle cumplimiento a una tarea o actividad determinada, mediante una secuencia paso a paso, que puede ser interpretada como una serie de instrucciones a seguir. Los instructivos también pueden hacer uso de imágenes que permiten ganar claridad en la secuencia a seguir.

INTEGRIDAD: Es el estado en que se encuentra algo. Una información es integra cuando, después de elaborada o introducida en algún sistema de información, no se experimenta ninguna modificación sobre ella, sin previa autorización de su propietario. También dentro del concepto de integridad, cabe destacar la veracidad de la información, puesto que una información es integra cuando es veraz también.

INTERCAMBIO DOCENTE: Corresponde a las actividades a desarrollar por los docentes en una universidad extranjera en convenio en procesos de asesoría en currículo, investigación, clases magistrales y conferencias. Su duración será determinada de acuerdo con la actividad y siempre que sea autorizada previamente por la institución.

INTRANET: Espacio de la Escuela Tecnológica Instituto Técnico Central de acceso local en donde convergen servicios, recursos e información interna de la institución.

INVENTARIO DOCUMENTAL: Es el instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las unidades de un fondo, siguiendo la organización de las series documentales. Puede ser esquemático, general, analítico y preliminar.

INVENTARIO DE ALMACÉN: Es la relación ordenada, completa y detallada de toda clase de activos fijos que integran el patrimonio de la Escuela Tecnológica Instituto Técnico Central. El inventario permite verificar, clasificar, analizar, valorar y controlar mediante información confiable y oportuna los bienes de la entidad y así evitar su pérdida, deterioro o desperdicio.

INVESTIGACIÓN EDUCATIVA: Estudio de los métodos, los procedimientos, las estrategias y los instrumentos utilizados para obtener un conocimiento, una explicación y una comprensión científica de los fenómenos educativos, así como también como para, a partir de ciertos resultados obtenidos, plantear soluciones a los problemas educativos.

INVESTIGACIÓN FORMATIVA: La investigación formativa en la ETITC es una actividad extracurricular para que los estudiantes desarrollen y afiancen sus competencias en formulación de proyectos, redacción de artículos y presentación de resultados en eventos académicos.

KOHA: Software especializado en bibliotecas, utilizado para la administración y control de los recursos bibliográficos con que cuenta la biblioteca Hermano Hilderberto Juan.

LEGISLACIÓN AMBIENTAL: Conjunto de Leyes, decretos, resoluciones y acuerdos que reglamentan la administración de los recursos naturales.

LIBRO DE BANCOS: En el cual registra cada uno de los movimientos hechos en una cuenta bancaria, como son el giro de cheques, consignaciones, notas débito, notas crédito, anulación de cheques y consignaciones, ajustes por conciliación

LICENCIA: La licencia de software es, la autorización que el autor o autores, que son quienes ostentan el derecho intelectual exclusivo de su obra, conceden a otros para utilizar sus obras, en este caso los programas.

LINEA DE BASE: Corresponde al valor del Indicador que se toma coma base al inicio de la medición, si existen datos del Indicador, esta corresponderá a la última medición disponible previa a la implantación de los procesos. Si no existe información anterior, la línea base puede definirse de acuerdo a las estimaciones o a la información que tenga la Institución frente a este Indicador a nivel nacional o zonal. Si no existe información, la línea base será cero.

LISTA DE VERIFICACIÓN: Documento que permite identificar cuáles son los documentos que van a ser auditados, una referencia de los documentos a consultar, los requisitos aplicables y el resultado de los hallazgos o no conformidades a cada elemento auditado.

LISTADO MAESTRO: Es el inventario actualizado de documentos tanto internos como externos o datos que permite verificar y controlar la vigencia del documento y establecer su ubicación (en manos de quién se encuentra).

LOGRO: Alcance o meta específico de aprendizaje deseado. El valor que toma el Indicador en un momento determinado, puede, por lo tanto, variar en cada instante de medición. Es el valor observado en los Indicadores.

MANTENIMIENTO CORRECTIVO DIFERIDO: Al producirse el daño o defecto, se lleva a cabo un paro de la máquina o equipo, para posteriormente afrontar la reparación.

MANTENIMIENTO CORRECTIVO INMEDIATO: Es el que se realiza inmediatamente de percibir el daño o defecto. MANTENIMIENTO CORRECTIVO: Es aquel que corrige los defectos o daños observados durante un diagnóstico.

MANTENIMIENTO DE ACTUALIZACIÓN: Su propósito es compensar la obsolescencia tecnológica, o las nuevas exigencias, que en el momento de construcción no existían o no fueron tenidas en cuenta pero que en la actualidad existen y son soportadas por los equipos.

MANTENIMIENTO DE CONSERVACIÓN: Es el mantenimiento destinado a compensar el deterioro sufrido por el uso, los agentes meteorológicos u otras causas.

MANTENIMIENTO DE OPORTUNIDAD: Es el que aprovecha las paradas o períodos de no uso de los equipos para realizar las operaciones de mantenimiento, realizando las revisiones o reparaciones necesarias para garantizar su buen funcionamiento.

MANTENIMIENTO PREVENTIVO: Se entiende como el mantenimiento destinado a garantizar la confiabilidad de la máquina o equipo en funcionamiento antes de que pueda producirse un daño.

MANTENIMIENTO PROGRAMADO: Es el que se realiza por recomendación del fabricante, programa de revisiones, por tiempo de funcionamiento, kilometraje, etc. MANTENIMIENTO: Conjunto de operaciones para que un equipo, bien o máquina reúna las condiciones para un correcto funcionamiento.

MANUAL DE CONVIVENCIA O REGLAMENTO ESCOLAR: Es el conjunto de normas y de acuerdos que rigen a los miembros de la Escuela Tecnológica Instituto Técnico Central.

PROMOCIÓN: “Es el paso de un estado inferior a un estado superior de desarrollo. Se promueve cuando el estudiante, adquiere una nueva competencia, incrementa una habilidad o destreza, y finaliza exitosamente un período, grado, ciclo o nivel educativo”. Manual de Convivencia 2014.

MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN: Documento que articula de forma armónica e interdependiente los componentes de Gestión de la Calidad, el modelo de Autoevaluación y Acreditación y la Gestión de Control Interno de la ETITC.

MAPA DE RIESGOS : Es una herramienta metodológica mediante la cual la gerencia identifica ordenada y sistemáticamente un conjunto de factores que pueden dar origen a pérdidas y posibles daños.

MATERIAL BIBLIOGRAFICO: Es el conjunto de elementos bibliográficos detallados en los cuales se hace una consulta y/o investigación y permiten la identificación de la fuente documental de la que se extrae la información. Incluye libros, trabajos de grado, cd-rom, revistas, entre otros.

MATERIAL BIBLIOGRÁFICO: Es el conjunto de elementos bibliográficos detallados en los cuales se hace una consulta y/o investigación y que permiten la identificación de la fuente documental de la que se extrae la información. Incluye los libros, trabajos de grado, cd-room, revistas, entre otros.

MATRÍCULA: Proceso mediante el cual el aspirante admitido adquiere la calidad de estudiante.

MECI: Modelo Estándar de Control Interno.

MEMORANDO :Es la comunicación escrita de carácter interno, general o particular que se utiliza para solicitar un trabajo, transmitir información, orientaciones y pautas a las dependencias en los niveles administrativos.

MEN: Ministerio de Educación Nacional.

META: Es la cuantificación de lo que se espera lograr en un tiempo y recursos determinados. Es un propósito medible para poder llegar al objetivo. Cuantifica el objetivo, especificando el beneficio que se pretende alcanzar en un tiempo señalado. Permite medir la eficacia en el cumplimiento de un proceso, programa, proyecto, producto o servicio.

MICROCURRÍCULO (SYLLABUS): Programación de los cursos derivada de los currículos. Es equivalente al programa del curso. Comprende, al menos, nombre del curso, profesor responsable con sus títulos (si es un grupo de profesores debe aclarase el porcentaje de dedicación de cada uno), Departamento oferente, número de créditos que otorga, distribución de presencialidad y no presencialidad, horario, duración en semanas, justificación, objetivos generales y específicos, análisis de contexto, metodología (en lo teórico, en lo práctico y en la evaluación), contenidos, plan de trabajo y bibliografía.

MICROFILMACIÓN: Técnica que permite registrar fotográficamente documentos como pequeñas imágenes en película de alta resolución.

MISIÓN ADMINISTRATIVA: Corresponde a las actividades de intercambio que desarrolla un profesional administrativo en una universidad extranjera en convenio, para procesos de aprendizaje y/o asesoría en aspectos administrativos propios de su disciplina. La duración se establecerá según lo acordado con la institución receptora.

MISIONES ACADÉMICAS NACIONALES E INTERNACIONALES: Corresponden a inmersiones, capacitaciones cortas y/o visitas prácticas a instituciones, centros, entidades y empresas nacionales o internacionales en temas específicos de acuerdo con una organización previa de actividades definidas con base en objetivos específicos. Los participantes tienen la posibilidad de tener una aproximación a la cultura de la región, ciudad o país visitado, adicional a las actividades académicas que se desarrollen.

MODELO DE REQUISITOS PARA LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS: Describe los requisitos funcionales, no funcionales en la gestión de documentos electrónicos de archivo. Y da las directrices sobre los requisitos para la gestión de archivos tradicionales.

MOVILIDAD ACADÉMICA: La movilidad es un proceso y un instrumento por medio del cual se le facilita a la comunidad académica (estudiantes, docentes y administrativos), la posibilidad de mejorar, complementar o desarrollar su proceso de formación y capacitación profesional y humana, a través del desplazamiento nacional o internacional durante un tiempo determinado a otra institución académica o entidad que le permita su cualificación profesional, a través de acuerdos, convenios u otros instrumentos de cooperación previamente establecidos.

NECESIDAD: ES aquello que resulta indispensable para desarrollar un trabajo o actividad en condiciones normales.

NEGATIVO (-): Deteriora la calidad ambiental del recurso, la entidad y/o el entorno.

NIVEL DE RIESGO : Es el resultado de relacionar la probabilidad con el impacto y con los actuales controles. Medida de la gravedad de riesgos y el proceso de clasificarlos en orden de prioridad. Permite establecer la importancia relativa del riesgo.

NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito NÚMERO TOPOGRÁFICO: Numero que se le asigna a cada uno de los elementos bibliográficos, de acuerdo al sistema de clasificación decimal de Melvil Dewey para su ubicación en el estante. 620.04 / J24d.

OBJETIVO ESTRATÉGICO: Propósitos de largo plazo definidos en el Direccionamiento o Plan Estratégico, el cual debe ser medible, alcanzable, motivable.

OBJETIVO: Algo ambicionado, o pretendido. Para el Sistema de Gestión de la Calidad estarán relacionados con la calidad y se basan en la política de calidad definida por la Institución.

OBSERVACIÓN: Una declaración hecha durante la auditoría de calidad y sustentada mediante evidencia objetiva.

OBSERVADOR DEL ESTUDIANTE: Instrumento que permite hacer seguimiento integral al estudiante con el ánimo de determinar los logros, fortalezas, dificultades y estrategias de mejora.

OPAC: Catalogo en línea de la biblioteca Hermano Hildeberto Juan, en el cual se consultan todos los materiales existentes dentro de las colecciones de la biblioteca.

ORDEN DE MATRÍCULA: Documento que expide la institución para autorizar al aspirante adquirir la calidad de estudiante.

ORGANIZACIÓN DE RECURSOS: Es el acto de disponer y coordinar los recursos disponibles, se deben distinguir tres tipos diferentes de recursos: Infraestructura Física, Tecnológica y Medios Curriculares.

ORIENTACIÓN: Proceso de ayuda al individuo para que alcance autonomía personal y madurez social, a fin de que sea capaz de lograr la máxima integración posible de su personalidad, la capacidad de relacionarse con los demás y el compromiso de contribuir al desarrollo del conjunto de la sociedad.

ORIGINAL: Documento producido directamente por su autor, sin ser copia.

ORII: Oficina de Relaciones Interinstitucionales y de Internacionalización.

OTROS REQUISITOS: Compromisos voluntarios adquiridos por la Institución, Guías ambientales, proyectos de ley, manuales, procedimientos y demás relacionados directamente con regulaciones de carácter ambiental.

PAC ASIGNADO: Es el valor máximo asignado por el CONFIS a la entidad por objeto de gasto.

PAC DISPONIBLE: Es el dinero con el que cuenta la ETITC para la vigencia del año fiscal y el cual puede modificarse mensualmente de ser necesario.

PAC GESTIONADO: Son las obligaciones que se tienen del año anterior.

PASANTÍAS LARGAS: Corresponden a las pasantías o prácticas que los estudiantes toman como opción de grado, que implican movilidad nacional o internacional. Posteriormente y una vez verificados los alcances de la práctica, se homologará el programa en el cual el estudiante está matriculado, de acuerdo con la normatividad vigente definida por la Escuela.

PATRIMONIO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.

PERÍODO ACADÉMICO: Lapso dentro del cual se distribuye las diferentes actividades educativas de un Programa Académico.

PERIODO DE TRANSICIÓN: Es el tiempo establecido por el Ministerio de Hacienda y Crédito para hacer cierre de la vigencia del año anterior en el mes de enero siguiente.

PETICION DE INFORMACION : Solicitud de información relacionada con la organización de la Escuela, su misión, funciones, procesos, procedimientos, y normatividad.

PETICIÓN: Es el derecho fundamental que tiene toda persona a presentar solicitudes respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener su pronta resolución. Solicitud respetuosa hecha a la Escuela relacionada con su actividad, con el fin de obtener una respuesta.

PETICIONARIO: Persona que realiza una petición, queja, reclamo y/o denuncia.

PETICIONES: Es aquello que resulta indispensable para desarrollar un trabajo o actividad en condiciones normales (ITIL v3).

PILA: Planilla Integrada de Liquidación de Aportes.

PLAN DE ACCIÓN: Identificación de las actividades del proyecto a ejecutar en la vigencia.

PLAN DE ÁREA: Es la planeación general de los miembros del área que contempla un conjunto de actividades, objetivos, metodología y estrategias de evaluación el que se establecen procesos de aprendizajes coherentes y articulados; éstos son indispensables para el desarrollo del Plan de Asignatura.

PLAN DE ASIGNATURA: Es un documento académico que evidencia el desarrollo de la programación establecida, en cuanto a los procesos de enseñanza – aprendizaje, los propósitos, estrategias de evaluación y tiempos entre otros.

PLAN DE AUDITORÍA: Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoría.

PLAN DE ESTUDIOS: Es el esquema estructurado de las áreas fundamentales, con sus respectivas asignaturas obligatorias y electivas que forman parte del currículo.

PLAN DE MEJORAMIENTO: Documento en el que se registra la situación encontrada, sus causas, se define el tipo y la acción a implementar, las fechas y los responsables de ejecución y de seguimiento.

PLAN INSTITUCIONAL DE GESTIÓN AMBIENTAL - PIGA: Instrumento de planeación ambiental que parte de un análisis descriptivo e interpretativo de la situación ambiental de las sedes administrativas y operacionales, de su entorno inmediato, así como de la administración de equipamientos y vehículos de las entidades distritales, para concretar los proyectos y acciones ambientales en el marco de los programas de gestión ambiental con el fin de dar cumplimiento a los objetivos de eco eficiencia del Plan de Gestión Ambiental PGA y desarrollar las acciones conducentes a la reducción de los costos ambientales relacionados con el uso eficiente de los recursos (Decreto 509 de 2009).

PLAN: Programa detallado de la realización de una actividad de mantenimiento para llevarla a cabo en un período de tiempo.

PLANEACION ESTRATÉGICA: Es un proceso administrativo que pretende realizar un análisis entre los objetivos y metas trazados y la situación actual de la organización teniendo en cuenta los recursos, posibilidades y comportamiento; esto con el fin de visualizar las acciones futuras y alcanzar satisfactoriamente lo propuesto en un comienzo.

PLANEACIÓN: Se define como un proceso que inicia con el planteamiento de los objetivos, establecimiento de políticas, planes, procedimientos y cuenta con un método de realimentación de información para adaptarse a cualquier cambio en las circunstancias. Se define como un proceso que inicia con el planteamiento de los objetivos, establecimiento de políticas, planes, procedimientos y cuenta con un método de realimentación de información para adaptarse a cualquier cambio en las circunstancias.

PLANES DE MEJORAMIENTO: Consolidación de las acciones de mejora necesarias para corregir desviaciones encontradas en la gestión, el control de operaciones que se generan como consecuencia del proceso de auto evaluación, auditorias, visitas de pares, vigilancia y supervisión de organismos de control.

PLANILLA Y RECIBO DE PAGO APORTES DE SEGURIDAD SOCIAL, PENSIONES Y RIESGOS LABORALES: Documento donde se evidencia el aporte por salud, pensión y riesgos laborales que realiza el contratista al sistema de seguridad social, pago que debe corresponder al mes de cobro del servicio.

PLANILLA: Formato donde se registra los datos de las comunicaciones oficiales radicadas.

PLAZAS REMUNERADAS EN EL EXTERIOR: Corresponden a estadías, en instituciones de educación superior, instituciones, centros y empresas en el exterior para el desarrollo de actividades específicas de investigación, desarrollo de proyectos y/o trabajo de campo en diferentes áreas. Su duración puede ser entre 10 semanas y un año. PLIEGO DE CARGOS: Es un auto interlocutorio, en el cual se definen aspectos sustanciales de la actuación y materializa la acusación que el operador disciplinario hace a quien tiene comprometida su responsabilidad.

POLÍTICA: Principios orientadores que sirven de guía y dirigen los esfuerzos de una organización para alcanzar sus objetivos.

POLÍTICAS DE OPERACIÓN: Este procedimiento sirve como medio de referencia documental en la inducción, capacitación de personal que esté involucrado en las actividades de programación académica.

PORTAL WEB INSTITUCIONAL: Sitio web de la Escuela Tecnológica Instituto Técnico Central en donde converge la información institucional, los servicios y los recursos en línea que tienen acceso tanto interno como externo.

PORTAL WEB: El servicio está dirigido a resolver necesidades de información específica de un tema en particular.

POSITIVO (+): Mejora la calidad ambiental del recurso, la entidad y/o el entorno.

PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS: Derecho de los usuarios a obtener copia de los documentos solicitados en los términos consagrados por la Ley.

PRÉSTAMO: Es el servicio a través del cual el Centro de Biblioteca y Recursos Educativos, facilita a los usuarios, las colecciones bibliográficas a través del OPAC (catalogo en línea) y su administración en el software especializado para bibliotecas KOHA.

PROBABILIDAD: Medida para estimar la posibilidad de que ocurra un incidente o evento. Contando con registros, puede estimarse a partir de su frecuencia o teniendo en cuenta la presencia de factores internos y externos que pueden propiciar el riesgo, aunque éste no se haya presentado nunca.

PROBLEMA: causa subyacente, aún no identificada, de una serie de incidentes o un incidente aislado de importancia significativa, un problema se transforma en un error conocido cuando se han determinado sus causas. (ITIL v3)

PROCEDIMIENTO: Forma específica de efectuar una actividad. Documento que especifica los pasos que debe seguir un proceso o actividad.

PROCEDIMIENTO: Se denomina procedimiento al ciclo de operaciones y controles que hacen posible la resolución de una labor específica

PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME: Es todo servicio prestado por la entidad a sus clientes y cuyo resultado no cumple con las disposiciones planificadas y/o con los requisitos previamente establecidos.

PROFESIONAL DE BIENES MUEBLES: Es el responsable de la administración, custodia y distribución de los bienes que se adquieren y reciben para atender el funcionamiento de las diferentes dependencias de la ETITC.

PROGRAMA ACADÉMICO: Instrumento curricular donde se organizan las actividades de enseñanza-aprendizaje, que permite orientar al docente en su práctica con respecto al objetivos a lograr, las conductas que deben manifestar los alumnos, las actividades y contenidos a desarrollar, así como las estrategias y recursos a emplear con este fin.

PROGRAMA ANUAL DE AUDITORÍAS INTERNAS: Conjunto de una o más auditorías planificadas para un período de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.

PROGRAMA ANUAL MENSUALIZADO DE CAJA — PAC: Define el monto disponible en la Cuenta Única Nacional destinado al pago de los compromisos que adquieren las diversas entidades que conforman el Presupuesto Nacional.

PROGRAMACION ACADÉMICA: Es el proceso por el cual los Decanos de la facultad y el profesional de apoyo de la Vicerrectoría Académica, efectúan la programación de un período Académico, que incluye: la infraestructura, los recursos educativos, las asignaturas, horarios y profesores, de acuerdo con las políticas académicas de la ETITC.

PROMOCIÓN: “Es el paso de un estado inferior a un estado superior de desarrollo. Se promueve cuando el estudiante, adquiere una nueva competencia, incrementa una habilidad o destreza, y finaliza exitosamente un período, grado, ciclo o nivel educativo”. Manual de Convivencia 2014.

PROPIETARIO DE LA INFORMACIÓN: Es un rol que cumplen todos los líderes de procesos de la ETITC.

PROVEEDOR: Es la empresa o persona que provee o abastece de los productos necesarios a la Escuela.

PROVEEDORES EXTERNOS: Clientes que presten un servicio o un bien a la Escuela.

PROVEEDORES INTERNOS: Diferentes áreas autorizadas por el ordenador del gasto.

PROYECTO PEDAGÓGICO: Es un conjunto de actividades encaminadas para alcanzar objetivos y una manera para generar y aplicar conocimientos en unidades de contenido.

PROYECTO: Es el conjunto de actividades interrelacionadas que buscan el logro de las metas propuestas en los objetivos estratégicos de acuerdo con una fecha definida, mediante la asignación de recursos humanos y materiales.

QUEJA: Es la manifestación de protesta, censura, descontento o inconformidad que formula una persona en relación con una conducta que considera irregular de uno o varios servidores públicos en desarrollo de sus funciones.

RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES: Es el procedimiento por medio del cual la entidad asigna un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío.

RADICAR: Consiste en registrar mediante un número único de radicado y fecha, la correspondencia que ingresa a la institución como la que sale de la misma. RANGOS DE EVALUACIÓN: Parámetros de medida para establecer el comportamiento del Indicador según una escala de valoración.

RECLAMO: Es el derecho que tiene toda persona de exigir, reivindicar o demandar una solución, ya sea por motivo general o particular, referente a la prestación indebida de un servicio o a la falta de atención de una solicitud.

RECURSO INFORMÁTICO: Es todo Computador, Tablet o Smartphone que se requiera para accesar a la red institucional y que sea requerido para el desarrollo de las funciones del servidor público.

RECURSO AMBIENTAL: Componente del ambiente (suelo, agua, aire, flora, fauna y social) que interactúa con los aspectos ambientales de la entidad y que pueden ser afectados por un impacto positivo o negativo.

RECURSO JURÍDICO: Es la posibilidad que tienen el investigado de solicitar una nueva decisión de quien profirió la providencia mediante el recurso de reposición o solicitar que el superior jerárquico revise la decisión adoptada por la primera instancia.

RECURSOS NACIÓN: Fondos que transfiere la nación a la institución a través de la Dirección del Tesoro Nacional.

RECURSOS PROPIOS: Son los ingresos generados y administrados por la ETITIC en el desarrollo de la actividad para la cual fue creada. Están destinados al cumplimiento de su misión. Se encuentran conformados por las rentas propias y los recursos de capital, excluidos los aportes y transferencias de la Nación.

REDCOLSI : es una organización no gubernamental, expresión de un movimiento científico de cobertura nacional integrado principalmente por estudiantes de educación superior organizados en semilleros de investigación que tratan de dar cuerpo al proceso de formación de una cultura científica para todo el país. A este proceso también se han venido vinculando estudiantes y docentes provenientes de la educación básica.

REDUCIR EL RIESGO: Si el riesgo no puede ser evitado porque crea grandes dificultades operacionales, el siguiente paso es reducirlo al más bajo nivel posible. La reducción del riesgo es probablemente el método más sencillo y económico para superar las debilidades antes de aplicar medidas más costosas y difíciles. Se consigue mediante la optimización de los procedimientos y la implementación de controles. Ejemplo: Planes de contingencia.

REGISTRO DE COMUNICACIONES OFICIALES : Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos como: nombre de la persona y/o entidad remitente o destinataria, nombre o código de la dependencia competente, número de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros

REGISTRO DE DOCUMENTOS: Anotación de los datos del documento en los modelos de control (Formato Único de Inventario Documental).

REGISTRO EN LÍNEA: Proceso online mediante el cual se realiza la Inscripción del aspirante y se anexan documentos para continuar el proceso de admisión.

REGISTRO PRESUPUESTAL (R.P.): Es el registro mediante la cual se perfecciona el compromiso y se afecta en forma definitiva la apropiación, garantizando que ésta no será desviada a ningún otro fin. En esta operación se debe indicar claramente el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar. (Decreto 568 de 1996. Artículo 20).

REGISTRO: Es un documento debidamente diligenciado en el cual reposa una evidencia de una actividad realizada y la obtención de unos resultados planificados, para asegurar el cumplimiento y eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad.

REGULARIDAD: Se refiere a la frecuencia de ocurrencia con que se presenta la actividad y/o producto (bien y/o servicio) en una entidad (normal, anormal o emergencia). REQUISITOS LEGALES APLICABLES: Son las exigencias ambientales prescritas en la Constitución Política Nacional, las leyes, los decretos, las resoluciones, las sentencias, los acuerdos, las normas técnicas, políticas adoptadas, licencias, permisos, competentes en lo que se refiere a las actividades de la Escuela Tecnológica Instituto Técnico Central.

RESERVA PRESUPUESTAL: Son compromisos legalmente contraídos que al cierre de la vigencia fiscal no se han atendido por no haberse completado las formalidades necesarias que hagan exigible el pago al terminarse el año. Deberán constituirse mediante resolución motivada expedida por el Rector a solicitud de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera.

RESTAURACIÓN: Es la acción que permite devolver algo, al estado o circunstancia, en la que se encontraba antes.

RETENCIÓN DE DOCUMENTOS: Es el plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental.

REVISAR UN DOCUMENTO: Acción de asegurar la conveniencia, la adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del documento revisado para alcanzar unos objetivos. Corresponde a la forma como se hace en la institución. Actualizar las versiones.

REZAGO AÑO ANTERIOR: Vigencia PAC relacionada con gestión presupuestal de gasto asumidas durante un año fiscal anterior y que se estima pagar en el año actual.

REZAGO AÑO SIGUIENTE: Vigencia PAC relacionada con gestión presupuestal asumida en el año en curso y que se estima pagar en el año siguiente.

REZAGO PRESUPUESTAL: Es el compuesto por la sumatoria de la Reserva Presupuestal y las Cuentas por Pagar.

RIESGO INHERENTE: El máximo riesgo sin los efectos mitigantes de la administración del riesgo.

RIESGO RESIDUAL: Es el riesgo que queda cuando las técnicas de administración del riesgo han sido aplicadas.

RIESGO: Es la posibilidad de que suceda algún evento que tendrá un impacto sobre los objetivos institucionales o del proceso. Se expresa en términos de probabilidad e impacto. Toda posibilidad de ocurrencia de aquella situación que pueda afectar el desarrollo normal de las funciones de la entidad y el logro de sus objetivos. RÓTULO: Es la etiqueta mediante la cual se identifica el número de radicado que se le asigna a la comunicación oficial.

SACES: Sistema de Aseguramiento de la Calidad en Educación Superior.

SECCIÓN DOCUMENTAL: proceso mediante el cual se determina el destino final de la documentación, bien sea para su eliminación.

SEGUIMIENTO: Recolección regular y sistemática sobre la ejecución del plan o la estrategia, que sirve para verificar el cumplimiento, actualizar y mejorar la planeación futura.

SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN: Es el conjunto de medidas preventivas y reactivas de las organizaciones y de los sistemas tecnológicos, que permiten resguardar y proteger la información, preservando, con esto, la confidencialidad, la disponibilidad y la integridad de la información.

SELECCIÓN DOCUMENTAL: Proceso mediante el cual se determina el destino final de la documentación, bien sea para su eliminación o para su conservación total o parcial.

SEMESTRE INTERNACIONAL: Corresponde a viajes nacionales o internacionales dirigidos a los estudiantes matriculados en los programas académicos de la Escuela Tecnológica Instituto Técnico Central, y que desean desarrollar uno o dos períodos académicos en una Institución de Educación Superior en convenio. Una vez autorizado y aprobado el semestre académico, deberá homologarse en el programa en el cual el estudiante está matriculado.

SEMILLEROS DE INVESTIGACIÓN: Los semilleros de investigación de la Escuela Tecnológica ITC son grupos de trabajo conformados por estudiantes interesados en realizar actividades de investigación fuera del proceso académico formal y que dinamizan la adquisición de competencias investigativas. Se generan en el marco de iniciativas de investigación que surgen de las necesidades e intereses propios de sus integrantes y que se concretan en proyectos guiados por un profesor investigador de la Escuela Tecnológica ITC.

SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros.

SERVIDOR PÚBLICO: Persona vinculada a la entidad mediante cualquier modalidad: carrera, provisional, ocasional, libre nombramiento y remoción, supernumerario y contratista. SEVENET: Software de gestión documental, módulo de correspondencia de la ETITC.

SGSS: Sistema General de Seguridad Social.

SHAREWARE Y TRIAL: Es un software que el usuario puede evaluar de forma gratuita, normalmente por un tiempo limitado. Una vez el periodo de prueba termina, tendremos que comprar el programa o bien lo desinstalamos, porque el programa dejará de funcionar. SIGEP: Sistema de Información y Gestión del Empleo Público, al servicio de la administración pública y de los ciudadanos de Colombia.

SIGEP: Sistema Integrado de Gestión del empleo público.

SIGNIFICANCIA DEL IMPACTO AMBIENTAL: Clasificación establecida por la Secretaría Distrital de Ambiente para interpretar de forma unificada la relevancia del impacto ambiental, de acuerdo a su valoración y el cumplimiento de la normatividad ambiental aplicable. Dicha clasificación permite identificar los impactos ambientales en significativo y no significativo.

SIIF: Sistema Integrado de Información Financiera del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

SIRE: Sistema de información para el reporte de extranjeros.

SISTEMA DE CALIDAD: La estructura organizacional, los procedimientos, los procesos y los recursos necesarios, para implementar la administración de la calidad.

SISTEMA DE EVALUACIÓN: Conjunto de elementos de control que permiten valorar en forma permanente la efectividad del control interno de la Institución, la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos, productos y servicios, el nivel de ejecución de los planes y programas, los resultados de la gestión, detectar desviaciones, establecer tendencias y generar recomendaciones para orientar las acciones de mejoramiento de la ETITC.

SISTEMA DE INFORMACIÓN: Es un conjunto de componentes relacionados que recolectan (o recuperan), procesan, almacenan y distribuyen información, con el objetivo de apoyar la toma de decisiones y el control en una organización.

SISTEMA DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS, SUGERENCIAS: El Sistema de Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias se entiende como una herramienta gerencial para el control y mejoramiento continuo, ya que permite visualizar e informarse de lo que sucede, cuáles son las Quejas Reclamos y Sugerencias que tienen los usuarios de los servicios que se relacionen con el cumplimiento de los objetivos misionales de la ETITC. De igual forma se puede establecer la manera cómo poder resolver todas aquellas inquietudes y de esta forma combatir las debilidades o amenazas de la Institución.

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN (SIG): Sistema conformado por los componentes de: Autoevaluación, Calidad y Control Interno.

SNIES: Sistema Nacional de Información de la Educación Superior.

SOFTWARE : Son las instrucciones que necesita un sistema informático para su funcionamiento.

SOFTWARE LIBRE: aquí el autor deja libertad a los usuarios, por tanto, el programa puede ser usado, copiado, estudiado, modificado y redistribuido libremente. Pero eso no quiere decir que tenga que ser obligatoriamente gratis, podemos encontrarnos programas bajo esta licencia que son de pago, aunque suelen ser muy económicos.

SOLICITUD DE CAMBIO: La solicitud de cambio es un requerimiento formal de una modificación para conseguir un problema o incorporar una mejora en los servicios de TI.

SOLICITUD DE INFORMACIÓN: Solicitud de información relacionada con la organización de la Escuela y misión que cumple, funciones, procesos, procedimientos y normatividad.

SOPORTE DOCUMENTAL: Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.

SOPORTES CONTRATOS: Documentos legales establecidos en el contrato y en el estatuto tributario, según corresponda.

SUBSERIE: Aquellos documentos que son el resultado de una misma gestión y cuyo contenido temático se refiere a un asunto específico. Ejemplo: Serie: CONTRATOS, Subserie: Contratos de Prestación de servicios. Contrato de obra, etc.

SUGERENCIA: Se entiende por sugerencia, aquella propuesta que formula al ciudadano y tiene como propósito mejorar la prestación del servicio en cualquiera de las áreas académicas o administrativas de la Escuela

SUIFP: Sistema Único de Inversiones y Finanzas Públicas.

SUPERVISOR DEL CONTRATO: Persona que realiza la supervisión de la ejecución del contrato y los informes correspondientes.

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD): Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

TÉCNICAS PARA MANEJAR EL RIESGO: Acciones definidas para evitar o prevenir, reducir, dispersar, transferir y asumir riesgos.

TES : Título de Tesorería TESORERIA: Área de la institución en la que se gestionan las acciones relacionadas con las operaciones de flujos monetarios.

TIPO DE IMPACTO: Se refiere al carácter beneficioso (positivo +) o perjudicial (negativo -) que pueda tener el impacto ambiental sobre el recurso o el ambiente.

TIPOS DOCUMENTALES: Unidad mínima que reúne todas las características necesarias para ser considerada documento. Son ejemplos de tipos documentales, entre otros, un acta, un oficio, un informe.

TIPOS DE LICENCIAS:
Freeware: Son Programas gratuitos, sin límites ni en el tiempo ni en la funcionalidad del programa.
Shareware y Trial: Es un software que el usuario puede evaluar de forma gratuita, normalmente por un tiempo limitado. Una vez el periodo de prueba termina, tendremos que comprar el programa o bien lo desinstalamos, porque el programa dejará de funcionar.
Evaluación y Demo: Casi igual que el Shareware, pero en la mayoría de los casos el periodo de prueba y las funcionalidades, suelen ser más limitadas.
Adware: suelen ser programas shareware que de forma automática nos muestra o nos descarga publicidad a nuestro PC, a veces sólo cuando lo ejecutamos, otras simplemente cuando lo instalamos. Cuando compramos la versión registrada o la licencia, normalmente se eliminan los anuncios. Hay que estar atentos a la hora de instalarlos, pues a veces dan opción para evitar la instalación de publicidad.
Software libre: aquí el autor deja libertad a los usuarios, por tanto, el programa puede ser usado, copiado, estudiado, modificado y redistribuido libremente. Pero eso no quiere decir que tenga que ser obligatoriamente gratis, podemos encontrarnos programas bajo esta licencia que son de pago, aunque suelen ser muy económicos.

TOMO: Volumen de cierta extensión, en el cual están encuadernados varios documentos en forma separada y con paginación propia.

TRABAJO DE GRADO: Es un trabajo de investigación que se realiza al finalizar un programa académico y que amplia o profundiza en un área del conocimiento humano aportando una novedad o una revisión crítica utilizando métodos científicos.

TRANSACCIÓN: Es la transferencia efectiva de valores entre las cuentas corrientes de la entidad y las que hayan registrado los funcionarios, docentes y proveedores.

TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA: Operación que significa débitos o créditos de dinero en una cuenta, efectuada por medio de dispositivos electrónicos.

TRANSFERENCIA PRIMARIA: Es la operación de traslado de expedientes del archivo de Gestión al Archivo Central, de los documentos cuyo trámite o vigencia ha terminado.

TRANSFERENCIA SECUNDARÍA: Es la operación de traslado de expedientes cuya etapa de retención en el archivo Central ha concluido y se ha establecido su valoración secundaria y de este proceso se despliegan dosvertientes. Si no se detectaron valores históricos se procede a su baja definitiva De lo contrario se procede a su transferencia al Archivo Histórico.

TRANSFERENCIA: Traslado controlado y sistemático de expedientes del Archivo de Gestión al Archivo central y de los inactivos al Archivo Histórico.

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES :Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes.

TRANSFERENCIAS PRIMARIAS: Remisión de documentos de los Archivos de Gestión al Archivo Central (intermedio o semiactivo).

TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS: Remisión de documentos del Archivo Central al Archivo Histórico ya sea de la Contraloría o a la instancia competente, éste último previa aprobación del Comité de Archivo de la Entidad.

TRANSFERIR EL RIESGO: Hace referencia a buscar respaldo y compartir con otro parte del riesgo como por ejemplo tomar pólizas de seguros; se traslada el riesgo a otra parte o físicamente se traslada a otro lugar. Esta técnica es usada para eliminar el riesgo de un lugar y pasarlo a otro o de un grupo a otro. Así mismo, el riesgo puede ser minimizado compartiéndolo con otro proceso o dependencia.

TRASFERENCIA ELECTRÓNICA: Operación que significa débitos o créditos de dinero en una cuenta, dispositivos electrónicos.

TRD: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

UNIDAD ADMINISTRATIVA: Unidad técnico operativa de una institución (dependencias).

UNIDAD ARCHIVÍSTICA: Conjunto de piezas o tipos documentales. Puede ser unidad archivística entre otras: un expediente.

UNIDAD DE CONSERVACIÓN: Cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad archivística. Pueden ser unidades de conservación entre otras: una caja, un libro, una carpeta o un tomo.

UNIDAD DE CORRESPONDENCIA: Dependencia encargada de la radicación de las comunicaciones oficiales.

USUARIO: Es la persona que requiere de los servicios y hace uso del Centro de Biblioteca y Recursos Educativos (Alumno, Docente, Administrativo, Investigador entre otros). Así mismo toda aquellas personas o instituciones externas con las cuales se contemple algún tipo de convenio interinstitucional.

UTP: Significa Unshielded Twisted Pair (lo que puede traducirse como “Par trenzado no blindado”). Es un tipo de cable de datos utilizado en las redes informáticas para interconectar computadores, o cualquier otro equipo, a la línea de datos o punto de red. Adicional permite la interconexión de equipos activos entre si o con otros dispositivos.

VALORACIÓN DEL IMPACTO AMBIENTAL: procedimiento técnico que permite interpretar cuantitativamente a través de variables que definen los atributos mismos del impacto ambiental de acuerdo a una escala de valor fija.

VALORACIÓN DEL RIESGO: Primera fase en la administración de riesgos, diagnóstico que consta de la identificación, análisis y determinación del nivel de riesgo.

VALORACIÓN DOCUMENTAL: Proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo.

VALORES PRIMARIOS (Administrativo, Legal, Contable, Fiscal y Técnico): Es el que tienen los documentos mientras sirven a la entidad productora y al iniciador, destinatario o beneficiario, es decir a los involucrados en el asunto.

VALORES SECUNDARIOS: Es el que interesa a los investigadores de información retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente.

VERSIÓN LIBRE: Es la oportunidad que tiene el investigado de presentar de manera libre y espontánea sus argumentos exculpatorios frente a los hechos por el cual se le señala como responsable por acción u omisión.

VIGENCIA PAC: Definición de un rango de tiempo para aprobar PAC de determinadas posiciones presupuestales. Son: actual, rezago año anterior y rezago año siguiente.

VIOLACIÓN DE SEGURIDAD: Es toda acción que vaya en contra de las políticas de seguridad y privacidad de la información, marcos jurídicos y normativos vigentes, que conlleven al daño o sustracción de medios informáticos e información digital y/o física sin autorización del propietario de la misma. La violación de seguridad puede ser: Física: Robo de equipos, rotura de puertas, ventanas, candados, pérdida de documentación, ingreso de personal no autorizado a áreas, etc. Lógica: Robo de contraseñas, ingresos a sistemas de información no autorizado, modificación de información no autorizada, ausencia de información en los sistemas, penetración a la LAN institucional no autorizada, etc.